Pracodawco, nie zawsze musisz udzielić urlopu na żądanie
Prawo pracy w szczególny sposób chroni prawo do wypoczynku, którego podstawy zagwarantowane są w Konstytucji. Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Wymiar urlopu zróżnicowany jest w zależności od okresu zatrudnienia. Jeżeli pracownik zatrudniony jest przez okres krótszy niż 10 lat, wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 dni, jeśli okres ten jest dłuższy – 26 dni. Do okresów zatrudnienia wlicza się okresy pobierania nauki w zakresie ustawowo wskazanym.
Pracownicy w ramach ustawowego wymiaru urlopu mają możliwość skorzystania z tzw. urlopu na żądanie. Zgodnie z art. 1672 k.p. pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Żądanie takie pracownik powinien jednak zgłosić pracodawcy najpóźniej w dniu rozpoczęcia tego urlopu. W praktyce oznacza to tyle, że - co do zasady - pracodawca nie może nie udzielić pracownikowi tego urlopu w terminie wskazanym przez pracownika. Skoro więc nie będą występować żadne szczególne okoliczności, które będą mogły uzasadnić odmowę pracodawcy, to nieudzielenie urlopu na żądanie lub udzielenie go w innym niż wskazany przez pracownika terminie stanowić będzie wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
Ważnym dla pracodawcy jest stanowisko Sądu Najwyższego, który przyjął iż wniosek o udzielenie urlopu „na żądanie” powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy (I PK 128/06). Pracodawca powinien pamiętać, że skoro przepisy prawa nie wprowadzają wymogów, co do formy zgłoszenia takiego żądania, to przyjęte jest, że pracownik może je uczynić w każdy sposób, czyli także telefonicznie, czy mailowo. Jednakże, niezależnie od formy, w jakiej składany jest wniosek, ważne jest, aby wynikało z niego w sposób jasny, że pracownik występuje o udzielenie urlopu na żądanie, a nie „zwyczajnego” urlopu, który został jeszcze pracownikowi do wykorzystania. Należy pamiętać, że jeśli z wniosku pracownika nie będzie wynikać, że żąda on udzielenia urlopu na podstawie art. 1672 k.p., to pracodawca nie jest nim związany i może nie wyrazić zgody na korzystanie z urlopu we wskazanym przez pracownika terminie.
Problemy praktyczne stwarza sytuacja, w której pracodawca, po zgłoszeniu przez pracownika żądania udzielenia urlopu, nie podejmuje żądnej decyzji. W piśmiennictwie przeważa pogląd, że w takiej sytuacji pracownik może rozpocząć urlop na żądanie. Sąd Najwyższy przyjął, że dopełnienie obowiązku zgłoszenia wniosku o urlop na żądanie w wymaganym terminie upoważnia pracownika do rozpoczęcia urlopu i jego nieobecność w pracy z tego powodu nie może być uznana za nieusprawiedliwioną, a co za tym idzie, takie postępowanie pracownika nie uzasadnia rozwiązania z nim umowy o pracę bez wypowiedzenia (II PK 197/04).
Jednakże pracodawca nie zawsze ma obowiązek udzielenia urlopu na żądanie, gdyż mogą pojawić się pewne szczególne okoliczności. Możliwość niewyrażenia zgody przez pracodawcę na odbywanie urlopu na żądanie we wskazanym przez pracownika terminie opiera się na art. 8 k.p. Przyjęto bowiem, że klauzule generalne - zasad współżycia społecznego i społeczno-gospodarczego przeznaczenia prawa - zapewniają pracodawcom ochronę przed nadużywaniem przez pracowników prawa do urlopu na żądanie. Stanowisko takie prezentuje również Sąd Najwyższy upatrując możliwość odmowy udzielenia urlopu na żądanie zarówno wtedy, gdy podstawą takiej decyzji jest zarzut nadużycia prawa przez pracownika (art. 8 k.p.), jak i wówczas, gdy udzielenie tego urlopu wiązałoby się z zagrożeniem istotnych interesów pracodawcy (II PK 197/04).
Pracodawca powinien uwzględnić wniosek pracownika o urlop na żądanie, jeśli zwolnienie urlopowe we wnioskowanym czasie nie koliduje z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy (II PK 26/08). Z powyższego wynika, że jeśli urlop pracownika kolidowałby z zapewnieniem normalnego toku pracy pracodawca mógłby odmówić udzielenia takiego urlopu. Powyższe wynika z faktu, że realizacja prawa pracownika do wypoczynku jest korygowana potrzebami pracodawcy, koniecznością obecności pracownika w zakładzie.
Należy pamiętać, że nieudzielenie pracownikowi urlopu na żądanie jest sytuacją wyjątkową i możliwe jest tylko po spełnieniu założenia, że podstawą do takiego postępowania pracodawcy będą okoliczności nadzwyczajne. W przeciwnym razie prawo pracownika do wykorzystania części urlopu w terminie przez siebie wskazanym okazałoby się w rzeczywistości tylko iluzoryczne. Wskazany przez pracownika nowy termin wykorzystania urlopu na żądanie, w razie wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych, powinien przypadać do końca roku kalendarzowego, w którym pracownik nabył prawo do tego urlopu, gdyż z następnym rokiem kalendarzowym pracownik nabywa prawo do kolejnych 4 dni urlopu na żądanie.
Z powyższego wynika, że w sytuacji, w której pracodawca nie chce udzielić pracownikowi urlopu w terminie przez pracownika wskazanym, to lepiej jest odmówić udzielenia takiego urlopu, niż nie podjąć żadnej czynności. Następnie, choć przepisy prawa nie wymuszają na pracodawcy uzasadnienia odmowy udzielenia urlopu na żądanie, to jednak, aby nie narazić się na prawne konsekwencje, pracodawca powinien w sposób szczegółowy i fachowy sporządzić uzasadnienie swojej decyzji.
Aplikant radcowski Martyna Janikowska
stan prawny na 14 październik 2013 roku
